C’est une question qui se pose souvent pour les secrétaires indépendantes externes : quelles sont les missions que l’on peut effectuer ou pas. Les déclarations de TVA, qui peuvent sembler n’être qu’une simple formalité administrative pour les assistantes les plus expérimentées, en font-elles partie ? Et quel est d’ailleurs le positionnement d’une secrétaire freelance par rapport à la TVA pour son propre exercice ? Deux questions bien différentes, et deux réponses qui le sont tout autant.
Attention à l’exercice illégal de la comptabilité
Pour effectuer une déclaration de TVA, il faut avoir un certain regard sur la comptabilité d’une entreprise. Connaître les factures établies, celles qui ont été réglées, effectuer le décompte entre les deux… C’est bien plus que de rentrer un chiffre dans un formulaire. Et c’est là où le bât blesse.
En effet, l’ordre des experts-comptables (ainsi que la loi) est formel sur ce point : tout acte qui relève de la comptabilité est interdit pour les freelances, sous peine d’être accusé d’exercice illégal de la comptabilité.
Inutile de dire qu’une déclaration de TVA, surtout si elle implique un calcul (et même en dehors de ce cadre) pourrait donc être sanctionnée par la profession.
La réponse est donc claire : non, une secrétaire à domicile ne peut pas effectuer de déclaration de TVA pour son client.
Une secrétaire freelance peut-elle facturer avec de la TVA ?
Une autre question comptable se pose pour les secrétaires freelances, et elle concerne leur propre comptabilité : la TVA doit-elle être intégrée dans les factures établies pour les clients ?
Aujourd’hui, toutes les secrétaires freelances, quel que soit leur statut (et donc pas seulement les microentreprises), peuvent bénéficier de la franchise de base en TVA dès lors que leur chiffre d’affaires ne dépasse pas 33 200 €. (Attention pour une société, le choix de la franchise de TVA est à indiquer lors de la création). En cas de franchise, il faut alors d’indiquer sur les factures la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI ». Dans ce cas, il n’y aura pas de déclaration de TVA à effectuer.
Néanmoins, si votre chiffre d’affaires dépasse ce seuil, vous serez amené à facturer (et à comptabiliser) de la TVA. En tant que secrétaire à domicile, dès le premier euro de dépassement, vous devrez obtenir un numéro de TVA intracommunautaire auprès du service des impôts des entreprises (SIE) et modifier vos factures en fonction. Ce numéro de TVA doit figurer sur vos factures.
Dans ce cas, vous aurez effectivement des déclarations de TVA à effectuer… mais uniquement en votre nom. C’est le seul cas pour lequel une assistante externalisée peut effectuer ces déclarations.
Secrétaire indépendante, la comptabilité est un exercice très réglementé. Alors, afin d’éviter une condamnation, respecter les règles est le meilleur service que vous pouvez vous rendre !