Secrétaire externe, secrétariat externalisé :

L'externalisation consiste à faire appel à du personnel externe (intervenant pour le compte d'une autre entreprise) sur une longue ou courte durée. Par exemple, depuis de très nombreuses années les petites et moyennes entreprises ont pris l'habitude d'externaliser leur comptabilité en confiant cette partie administrative à un cabinet comptable. 

De nos jours, l'externalisation du standard téléphonique est également utilisée par beaucoup de professionnels qui ont recours à des centres d'appels téléphoniques. On peut également citer, la gestion d'agendas et des appels téléphoniques des médecins, ...

Avec une secrétaire externe, vous n'êtes pas contraint d'embaucher un salarié en contrat à durée déterminée voire indéterminée. Cela peut être d'autant plus avantageux si vous avez besoin d'une assistance administrative à court terme.

Cette méthode est plus économique et moins contraignante. En effet, le coût de revient sera moins onéreux qu'une secrétaire embauchée (coût de recrutement, charges salariales et patronales, ...).

 Sans oublier qu'une secrétaire externe vous offre une très grande flexibilité sur :

·       le temps de travail

·       les horaires (intervention le week-end, jour férié et soir)

·       le traitement des urgences

·       la durée de la mission (prestation sur quelques heures, une journée, une semaine, une fois par mois, ...)

Vous êtes submergé de travail et vous avez peu de temps à consacrer au recrutement d'une secrétaire (édition d'une annonce, réception et traitement des curriculum vitae (CV), convocation et accueil des candidats retenus, déclaration du salarié auprès des différents organismes, ...). De ce fait, vous pouvez faire appel à une secrétaire externe et mettre en place un emploi du temps souple et personnalisé.

La secrétaire externe effectuera un devis afin de vous permettre d'évaluer et de prendre connaissance du coût de sa prestation. Cela vous permettra de gérer votre budget de gestion administrative. A la fin de sa prestation elle vous facturera, le travail ou le nombre d'heures effectuées et/ou ses frais de déplacement le cas échéant.

Vous pourrez vous organiser afin qu'elle puisse se déplacer dans vos locaux durant les heures, les jours qui vous conviennent. Elle peut également effectuer sa mission à distance grâce à la méthode de télétravail (cf notre article sur "Secrétaire à domicile, Télésecrétaire").

Vous pourrez également mettre en place un suivi rigoureux pour chaque tâche administrative accomplie. 

Lorsque vous engagez une secrétaire externe, vous devez pouvoir l'accueillir dans un bureau approprié, avec du matériel et des outils informatiques adéquats (ordinateur, internet, imprimante, ...) afin que celle-ci puisse travailler dans de bonnes conditions. Son travail ne sera que plus satisfaisant.

Vous serez contraint de tenir compte de son agenda, car une secrétaire externe gère le suivi de différents dossiers clients.

De plus, vous serez dans l'obligation de remettre des données confidentielles à une personne extérieure à votre entreprise. 

Il faudra :

• vérifier que son activité est bien enregistrée (SIRET, SIREN)
• s'assurer que la secrétaire externe dispose d' une assurance professionnelle
• s'informer de ses compétences pour la réalisation de la mission confiée
• contrôler ses références (clients, anciens employeurs)
• convenir d'un contrat de prestation qui encadrera les obligations et les devoirs des deux parties (par exemple des clauses avec des obligations de confidentialité)