Secrétaire externe, comment simplifier l’envoi de nos courriers ?

Secrétaire freelance, dans notre métier, que cela soit pour le compte de nos clients, ou pour notre propre compte, nous avons régulièrement besoin d'envoyer des courriers en supports papiers, car tout ne peut pas être dématérialisé. 

 

Cette tâche parait anodine, mais en faisant un petit bilan nous nous rendons vite compte que cela monopolise du temps. Afin d'optimiser notre productivité, ce temps pourrait être mis à profit à des tâches plus intéressantes et utiles.

 

Une perte de temps d'autant plus grande lorsqu'il s'agit d'envois de recommandés, qui nécessitent un déplacement. Déplacement, qui s’avère parfois très compliqué pour une secrétaire externe à mobilité réduite.


Comment gagner du temps sur l'envoi des plis par courrier ?

Secrétaire à distance, la bonne nouvelle est qu'une solution existe pour récupérer ce temps perdu, et par la même occasion se simplifier grandement la vie.

J’ai découvert "Merci facteur Pro". Un service bien utile qui vous propose de poster à votre place tous vos courriers. Pour résumer, ils vont imprimer, mettre sous enveloppe, affranchir et amener à La Poste tous vos courriers. Imaginez toutes ces choses que vous n'aurez plus à faire !

Merci facteur Pro vous propose une interface d'envoi de courriers très simple d'utilisation. Il vous suffit de sélectionner les destinataires (vous pouvez envoyer plusieurs courriers en même temps), glisser déposer les fichiers des lettres de chaque destinataire, choisir le mode d'envoi (prioritaire, suivi ou recommandé) et le tour est joué. Ces courriers seront imprimés et postés le jour même par Merci facteur.

 

Télésecrétaire, des courriers qui ne partent plus en retard.

Secrétaire externalisée, outre le gain de temps évident, vous allez aussi vous rendre compte que vos courriers ne partiront plus en retard. En effet, on a toujours tendance à remettre au lendemain ce type de tâche, ce qui peut parfois poser quelques problèmes.

 

Dans la mesure où c'est très simple et rapide à faire, vous n'aurez plus l'occasion de remettre à demain l'envoi de vos courriers. Les courriers sont postés le jour même (y compris le samedi).

Secrétaire externe indépendante, que dire du prix de ce service ?

Télésecrétaire, les tarifs sont très intéressants. Ils ne facturent pas plus cher les lettres contenant de la couleur. De plus, les enveloppes sont gratuites.

 

En outre, vous allez éliminer tout ce dont le coût est difficilement estimable. Par exemple, le prix de l'encre, le prix de l'essence pour aller poster, etc. Vous saurez donc très précisément combien vous coûte chaque envoi.

Télésecrétaire, que dire du suivi des courriers.

L'envoi de certains courriers étant très important, ils vous proposent également un suivi des envois très précis (statut des envois, heure d'impression/d'expédition, et date de réception si un suivi a été sélectionné).

Il faut aussi savoir qu’en cas de problème d'acheminement, ils assurent le service après vente en effectuant les réclamations nécessaires auprès de La Poste. Ils font également un second envoi du courrier si celui-ci a été perdu lors de l’acheminement.

Secrétaire freelance, ils proposent aussi une fonctionnalité d'envoi en nombre. Un service un peu plus spécialisé mais qui peut toujours servir. Cela vous permettra de faire des envois groupés, à partir d'un fichier Excel contenant vos adresses et d'un modèle de lettre au format ".doc" à la façon des publipostages et des fonctionnalités de fusion proposées sur Word.

 

Secrétaire indépendante, il ne vous reste plus qu’à demander à vos clients l’autorisation de poster leurs courriers via ce formidable outil !