Dans le métier de secrétaire externe, il existe une spécialisation : la secrétaire du bâtiment. Quelles sont ses tâches, qu’est-ce qu’elle peut apporter à un professionnel du BTP ? Voilà ce que nous allons revoir dans l’article du jour.
Quelles sont les missions d’une secrétaire du bâtiment ?
Comme n’importe quelle secrétaire externalisée, une secrétaire du bâtiment s’occupera d’un grand nombre de tâches administratives. Par exemple, le traitement des dossiers, les appels téléphoniques entrants et sortants, la gestion du courrier, des factures, du planning, les contrats de sous-traitance, la gestion des congés sur le site de la CIBTP, le suivi des retenues de garanties, l'établissement des factures à partir des commandes clients, la constitution des DOE, la rédaction des PPSPS, etc.
Ses compétences sont pourtant plus élaborées, car elle aura aussi acquis une connaissance de la réglementation générale du BTP. Ainsi, elle pourra suivre de plus près les contrats, et prendre en compte des notions juridiques spécifiques à ce métier.
Connaissant tout le contexte lié à une opération de travaux, elle saura assister le directeur comme les personnes sur le terrain, tout en restant à son bureau.
Comment reconnaître un bon secrétaire du bâtiment ?
Une secrétaire du bâtiment maîtrise les outils techniques et bureautiques liés à son travail quotidien. Elle maîtrise le traitement de texte, tableur, elle connaît les taux de TVA appliqués au secteur du BTP et les différentes caisses (PRO BTP, …).
Mais elle connaît aussi le vocabulaire du métier, ce qui lui permet de comprendre les demandes. Grâce à ses connaissances, cette secrétaire indépendante est à même de fournir des informations techniques, de les rappeler à la suite de l’envoi de devis, comme de passer les commandes nécessaires.
Cette assistante peut aussi se retrouver sous les termes de secrétaire technique. Les plus compétentes seront à même de gérer l’organisation, le montage et la gestion administrative des dossiers, incluant les Déclarations d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) et le suivi des dossiers immobiliers.
Quelle aide pouvez-vous attendre d’une secrétaire technique ?
Une secrétaire du bâtiment vous sera utile pour tout ce qui concerne vos démarches quotidiennes. En vous soulageant des tâches administratives, elle vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier (la construction ou la rénovation).
Mais elle pourra aussi prendre part au lancement d’appel d’offres et s’occuper de leur suivi. Elle tiendra à jour le suivi d’activité de la structure, planifiera les réunions nécessaires et rédigera les comptes-rendus de chantiers, comme les procès-verbaux, échéanciers et les divers états d’avancement.
En plus de l’archivage, du suivi comptable, votre secrétaire freelance pourra préparer pour vous tous les documents écrits dont vous aurez besoin.
Véritable accompagnatrice de votre entreprise de bâtiment, elle vous assurera que rien ne sera oublié dans la gestion de votre activité.
Elle peut travailler à l’extérieur, ce qui ne l’empêche pas d’intervenir ponctuellement dans vos locaux. Son externalisation lui permet de conserver un regard frais et neuf sur le pilotage de votre entreprise de BTP, tout en vous permettant de réaliser des économies.
La secrétaire du bâtiment indépendante est une secrétaire spécialisée, qui a acquis des compétences liées aux métiers du BTP. Cette différence lui permet d’être plus rapidement et plus largement opérationnelle dans la conduite administrative des travaux.
Article publié le 11/07/2020