Secrétaire freelance, depuis le confinement (COVID-19), le nombre de réunions à distance a fortement progressé. En tant que secrétaire externe, vous avez à participer régulièrement ou ponctuellement à des réunions. Vous pouvez utiliser les outils gratuits de cette liste, vous pourrez les gérer entièrement à distance, tout en restant efficace dans votre activité.
Zoom
Zoom est un outil qui a acquis sa notoriété pendant la période de confinement, et pas seulement auprès des secrétaires indépendantes. Avec cet outil, vous profitez d’une salle de conférence à distance, de quoi organiser des webinaires, avec une messagerie instantanée.
La version gratuite vous permet de bénéficier d’appels face à face en illimité et de réunions de groupe d’une durée de 4 minutes.
Skype
Skype est un service de messagerie bien utile. En version gratuite, vous pouvez effectuer des appels jusqu’à dix personnes, tout en enregistrant vos conversations et en faisant des partages d’écran.
Secrétaire indépendante, cette dernière fonctionnalité est très utile dans le cadre d’une réunion à distance. Par ailleurs, la fonction messagerie vous permet de garder trace des liens ou documents envoyés durant la réunion à laquelle vous participez en tant que secrétaire freelance.
Whereby
Whereby vous permet de disposer d’une salle de visioconférence en ligne sans devoir télécharger le moindre logiciel. Tout se déroule directement dans le navigateur web.
En tant que secrétaire à domicile, vous pourrez utiliser la version gratuite pour inviter jusqu’à 4 personnes dans votre salle de réunion privée. Vous pourrez partager un écran, l’utiliser sur mobile ou ordinateur. Cette solution venue tout droit de Norvège n’est cependant disponible qu’en anglais.
Webex
Si vous avez besoin de réunions avec un grand nombre de participants, Webex peut vous intéresser. Chaque visioconférence peut accueillir jusqu’à 100 personnes, pour une durée de 50 minutes.
Vous aurez accès à toutes les fonctionnalités de la vidéoconférence : enregistrement, intégration de calendrier, sondage, fonction lever la main, partage de contenu en ligne, réunion instantanée ou planifiée…
Microsoft Teams
Imaginé comme un réseau social d’entreprise, Microsoft Teams permet des réunions à distance de manière illimitée.
La version gratuite inclut le partage d’écran, la programmation de réunion et l’arrière-plan personnalisé. Vous n’aurez cependant pas accès à l’enregistrement des visioconférences. Néanmoins, vous pourrez collaborer sur des documents en ligne, ce qui peut être pratique dans votre activité de secrétaire externalisée.
Pour finir, secrétaire indépendante découvrez Jitsi Meet
Développé en France, Jitsi Meet se veut entièrement gratuit et illimité. Il est aussi facile à utiliser : il vous suffit de nommer une réunion pour la créer, puis de partager son lien au nombre de participants souhaités.
Nul besoin de téléchargement pour l’utiliser. La seule limite repose sur la capacité du serveur. Les fonctionnalités sont cependant moindres qu’avec d’autres services plus complets (mais restreints en version gratuite).